De Brown Paper-audit: samen brainstormen over interne processen  

Karin Dik werkt sinds oktober bij Dynamo als buurtteamondersteuner van Watergraafsmeer en Oud-Oost. Een nieuwe functie, dus ze pakt van alles aan om er zelf wat leuks van te maken. “Ik vind Dynamo echt een hele fijne organisatie. Ik ben heel dankbaar dat ik deze kans heb gekregen.” Joke Hilverda werkt al twaalf jaar bij Dynamo en is coördinator bij de Talententent. Ook zij doet haar werk met plezier: “Ik ken de docenten van de Talententent al heel lang en vind het leuk om met hen samen te werken. Het zijn vaak kunstenaars en heel creatieve mensen.”

Ongeveer acht jaar geleden meldde Joke zich aan voor het intern auditteam. Ze doet het met veel plezier: “Je vormt een team samen met collega’s met wie je anders nooit samenwerkt. En je leert de organisatie kennen. Ik vind het echt een verrijking van m’n werk.” Ook Karin is enthousiast: “Ik wilde mijn collega’s en de cultuur beter leren kennen. Het sociale domein was voor mij nieuw.” Daarnaast leek het haar leuk om processen aan te pakken en advies te geven aan het managementteam. Karin: “Ik dacht als Pippi Langkous: ik heb het nog nooit gedaan, dus ik denk dat ik het wel kan!”

Het intern auditteam gaat de werkvloer op om te kijken of de processen binnen Dynamo goed verlopen. Werken de protocollen die op papier zijn bedacht ook in de praktijk? Kennen mensen bijvoorbeeld de AVG-regels? Maar, benadrukt Joke, het gaat echt niet alleen om de regels: “We praten open met collega’s over waarom iets niet goed werkt, en hoe het beter zou kunnen.” Het management team krijgt na de audit een verslag. Daarin staan adviezen die ze kunnen meenemen in hun plannen voor Dynamo.

Waarover kan zo’n audit gaan? Joke geeft een voorbeeld: “Een leuke audit vond ik het intakeproces bij de voorscholen. Bij vier voorscholen bekeken we samen met één of twee medewerkers de intake- en plaatsingsprocedure. Hieruit bleek dat de procedure overal net wat anders verliep. De formulieren werden bijvoorbeeld niet op elke locatie op dezelfde manier gebruikt. Een van onze aanbevelingen was om de pedagogisch medewerkers genoeg tijd te geven voor de intake.”

Begin dit jaar volgde het intern auditteam een training, waarin ze een nieuwe methode leerden: de Brown Paper-audit. Bij deze audit-vorm hangt een groot vel bruin papier aan de muur. Daarop plakt een team van medewerkers, onder begeleiding van de auditors, een aantal gekleurde post-its. Daarmee worden de stappen van een proces in kaart gebracht. Het resultaat is een soort mindmap, die laat zien: wat gaat goed, wat kan beter, en wat kunnen we meteen al aanpakken? Joke begeleidde dit jaar een Brown Paper-audit over het interne subsidieproces. “Dat was een heel ingewikkeld, groot proces. De werkwijze met gekleurde briefjes leidde ook tot praktische vragen: wanneer houd je pauze, hoe vraag je mensen om iets op te hangen? Maar iedereen vond het heel leuk om op deze manier met elkaar te praten.”

Karin kreeg ook positieve reacties van collega’s op de Brown Paper-audit: “Mensen vinden het fijn dat ze hun stem kunnen laten horen.” Joke vult aan: “Bij eerdere audits hadden collega’s het gevoel dat ze gecontroleerd werden. De sfeer kon best gespannen zijn. Met de Brown Paper-audit was dat anders. Het gevoel van controleren is weg, omdat je met een grote groep kijkt naar hoe het beter kan.” Karin: “Precies, je bent lekker aan het brainstormen. Je mag lekker los en wordt nergens op afgerekend.”