“Vrijwilligers aanmelden in AFAS is vanzelfsprekend”  

1. Je gaat naar AFAS InSite. Doe dit op je computer, want dit kan nog niet in de AFAS Pocket app.
2. Ga naar het tabblad ‘Vrijwilligers’ en vul hier precies dezelfde gegevens in als in de oude situatie. Alles waar een sterretje (*) bij staat, móet je invullen.
3. Je begint met de persoonlijke gegevens van de vrijwilliger inclusief bankrekeningnummer.
4. Dan check je of het ID-bewijs – paspoort, ID-kaart of rijbewijs – geldig is.
5. En vul je project en code in, zodat duidelijk is wat de vrijwilliger gaat doen, en uit welk budget van welke stichting dit wordt betaald.
6. Ook vul je het aantal dagdelen per maand in, de locatie, en of een VOG nodig is.
7. Bereken dan zelf de maandelijkse vergoeding: aantal dagdelen per maand x de basisvergoeding van €5. Een dagdeel is maximaal 4 uur. Bijvoorbeeld: de vergoeding voor een dag van 6 uur is dus: 2 x €5 = €10. Deze uitleg staat ook in het formulier.
8. Daarnaast geef je aan of een vrijwilliger digitaal vaardig is. Als dat zo is, mailen we de overeenkomst rechtstreeks naar de vrijwilliger voor goedkeuring. Zo niet, dan moet jij als begeleider dit op papier regelen.
9. Als je nu al vrijwilligers begeleidt, vind je onderaan in het tabblad ‘Vrijwilligers’ onder het kopje ‘Mijn vrijwilligers’ een lijst met hun namen. Als je erop doorklikt, kan je hun gegevens inzien. Bijvoorbeeld het adres als je iets naar het huisadres wilt sturen.
10. Vragen? Mail naar hr@dynamo-amsterdam.nl

Bij de voorschool sowieso. En ook vrijwilligers die met kwetsbare doelgroepen werken, op huisbezoek gaan, meedraaien met een spreekuur, of persoonsgegevens verwerken. De veiligheid en privacy van Amsterdammers staat voorop. Twijfel je of een VOG nodig is, mail naar hr@dynamo-amsterdam.nl.

Let op! Bij de voorschool mag de vrijwilliger pas beginnen nadat de VOG er is. Dan pas stelt de HR-administratie de overeenkomst op.

.

De overeenkomst gaat naar HR. Als alles in orde is en de vrijwilliger heeft de overeenkomst getekend en teruggestuurd, gaat de vergoeding lopen. Let op! Als begeleider moet je soms nog even een vrijwilliger achter de broek zitten als hij of zij vergeet te tekenen. Je krijgt hierover een bericht van de HR-administratie.

Ja, het nieuwe systeem is uitgebreid getest. En het lijkt goed te gaan. Maar er kunnen zeker nog kinderziekten in zitten. Als er iets niet goed gaat, kan het ook zijn dat je rechten niet goed zijn geregeld.

Nee. Op dit moment kun je AFAS nog niet voor stagiairs gebruiken. Je vult een Excel-bestand in en stuurt die met de benodigde stukken naar HR. Mijn collega’s Ilma en Sabine hebben iedereen die nu een stagiair begeleidt, een mail gestuurd. Heb je geen mail gekregen, en wil je toch een stagiair aanmelden? Vraag dan je leidinggevende of HR (hr@dynamo-amsterdam.nl) om het Excel-bestand.

Binnenkort kun je ook in AFAS een stagiair aanmelden. We zijn er druk mee bezig, we hopen dat het in maart 2022 in ieder geval geregeld is.

“Ooit studeerde ik Communicatiewetenschap. Via-via ben ik bij Dynamo HR terechtgekomen. Eén van mijn eerste banen was bij de gemeente Amsterdam, afdeling Onderwijs. Ik ontwikkelde een website met taaltips voor anderstalige ouders en hun kinderen. En we organiseerden ondersteunende activiteiten, zoals taalochtenden en de voorleesexpres. Maar de bureaucratie bij de gemeente vond ik onprettig; het kon weken duren voor je goedkeuring kreeg voor iets. Daarna werkte ik als zzp’er voor diverse festivals als vrijwilligerscoördinator. Onder andere 5 jaar lang bij het Cinekid Festival, waar zo’n 400 vrijwilligers werkten. Daar heb ik het begeleiden van vrijwilligers steeds verder geprofessionaliseerd. Dynamo is nu mijn vaste basis. Ik help om alle processen rondom vrijwilligers en stagiairs in goede banen te leiden. Vanwege de reorganisatie was ik even weg maar ik ben blij toch weer bij dezelfde afdeling terug te zijn.”