“Onkosten declareren in AFAS? Eitje!” 

Niet zo veel, eigenlijk. Het systeem is nieuw, de lay-outs zijn nieuw, maar de declaraties zijn precies hetzelfde. Kleine dingen zijn veranderd.

1. Oké. Je gaat binnen AFAS naar ‘MijnInSite’.
2. Daar kies je voor ‘Declaraties’.
3. En maak je de keuze tussen ‘Uren’ of ‘Onkosten’ om een formulier in te vullen. Dat wijst zich vanzelf.
4. Bij onkosten moet je wel de juiste soort onkosten kiezen.
5. Als je iets voorschiet voor een project, een activiteit, de voorschool of een buurtcentrum, kies je de optie ‘SpendCloud’. Denk bijvoorbeeld aan extra sleutels voor het buurtcentrum, activiteitskosten, schoonmaakmiddelen of boodschappen bij de supermarkt. Deze uitgaven krijgt Dynamo terug van de opdrachtgever, meestal de gemeente. Daarom moeten we ze apart declareren via SpendCloud. Deze uitgaven ontvang je na goedkeuring los op je rekening terug. Dat duurt nooit langer dan 1 week. Via SpendCloud declareren kan ook via de handige app die op je werktelefoon staat.
6. Andere uitgaven betaalt Dynamo zelf. Deze worden tegelijk met je salaris aan je overgemaakt. Het gaat dan om kosten voor je VOG, je SKJ-registratie, kleine attenties voor collega’s etc. Kies dan telkens het juiste blokje.

Ja. Als je een werktelefoon van Dynamo hebt, staat daar sinds kort de app ‘SpendCloud’ op. Daarmee is het nog makkelijker om onkosten te declareren:

1. Je opent SpendCloud en maakt een foto van het bonnetje in de app.
2. Je kiest de juiste kostensoort en zo nodig het projectnummer.
3. Je vult het bedrag in.
4. En je verstuurt je declaratie.
5. Eitje, toch?

Dan declareer je gewoon via je computer. Of je installeert de SpendCloud app op je privételefoon.

Jazeker! Medewerkers die regelmatig grotere uitgaven doen, of inkopen doen voor een buurtrestaurant krijgen straks een betaalpas van SpendCloud. Voorschieten hoeft dan niet meer, je verantwoordt de uitgaven meteen in dezelfde app. Iedere betaalpas is dan gekoppeld aan het budget van je team: een virtueel saldo. Je kunt steeds zien hoeveel je al hebt uitgegeven, en hoeveel je nog hebt. Zo worden we allemaal meer verantwoordelijk voor onze eigen uitgaven.

Nee, helemaal niet! Nog vóór Pasen hopen we alle betaalpassen uit te reiken. Wie allemaal een betaalpas krijgt, is aan de teamleiders om te beslissen.

Nu declareren zo makkelijk wordt, en collega’s voor grotere uitgaven hun betaalpas gaan gebruiken, willen we op termijn gaan stoppen met contant geld voor Dynamo-uitgaven. Er kan al gepind worden bij alle buurtrestaurants en talentententen. En als je een voorschot aanvraagt, krijg je dat op je bankrekening gestort. Wanneer de kas precies gaat sluiten, is nog niet bekend. Daarover later meer.