Werkplek reserveren vanaf 1 juni

Hoe je reserveert, ziet welke plekken bezet zijn of hoe je je reservering ongedaan maakt, lees je in onze handleiding.

En voor wie dat gemakkelijker vindt, hebben we filmpjes gemaakt:

- een filmpje hoe je een werkplek reserveert,

- een filmpje hoe je een werkplek terugkerend kan reserveren en

- een filmpje hoe je een werkplekreservering kan annuleren.

En er komen ook filmpjes met een rondleiding door het gebouw, om te zien welke plekken er zijn op de begane grond, de eerste verdieping, de tweede verdieping en de derde verdieping.

We hebben een aantal spelregels afgesproken om het hybride werken soepel te laten verlopen:

1. Vanaf 1 juni starten we met het reserveren van werkplekken. Dat zal even wennen zijn voor de meesten van ons. Daarom nemen we een maand de tijd om aan de situatie te wennen. En vanaf 1 juli verwachten we dat iedereen een werkplek reserveert volgens de spelregels.
2. Je hebt dus geen vaste werkplek meer vanaf 1 juni. Een aantal werkplekken vervalt (daarover verderop meer) en dat betekent dat iedereen een plek kan reserveren in het hele gebouw. Zo kom je ook wat vaker een collega tegen van een andere afdeling. Of heb je eens een ander uitzicht.
3. Het gaat dus niet om een kamer, maar om de specifieke werkplek op die kamer. Bijvoorbeeld: op kamer 21 (nu van facilitair) zijn 4 werkplekken. Voor die kamer komen er dus 4 plekken die je afzonderlijk kan reserveren.
4. Kom je aan op een werkplek? Vergeet dan niet in te loggen op de vaste telefoon. Zo kan de receptie je gemakkelijk bereiken als je bijvoorbeeld gasten krijgt. En vergeet ook niet weer uit te loggen als je weggaat. Vergeten hoe dat moet? Op onze muismatten staat de gebruiksaanwijzing.
5. Je kan een werkplek reserveren voor de hele dag, of voor een paar uur. Doe dat, als je weet dat je halverwege de dag naar een locatie gaat. Dan kan iemand anders de werkplek de resterende tijd gebruiken.
6. Je kan een werkplek ook in een reeks boeken, bijvoorbeeld elke maandag. Dit mag je doen voor maximaal 2 maanden.
7. Heb je gereserveerd, maar kom je toch niet? Zorg er dan voor dat je je reservering annuleert zodat iemand anders die plek kan gebruiken.
8. En spreek elkaar erop aan als iemand niet komt en toch zijn reservering laat staan. Alleen dan kan het systeem goed werken.
9. Je kan wel op een werkplek zitten die je niet hebt gereserveerd, maar je moet die meteen verlaten als degene komt die deze plek heeft gereserveerd.
10. Je kan natuurlijk van werkplek of spreekkamer ruilen met een collega als dat beter uitkomt, bijvoorbeeld omdat je een bepaald aantal mensen wilt ontvangen.
11. Zit je in de tram of in een vergadering en wil je graag een werkplek reserveren? We onderzoeken de mogelijkheid om met een app dit zelf te kunnen regelen. Maar zolang we die niet hebben, mag je in dit geval de receptie bellen om een werkplek voor je te boeken.
12. Er zijn een paar uitzonderingen voor het reserveren van werkplekken:

• De kamer van de interne coach op de begane grond is in principe gereserveerd voor de coach van maandag t/m donderdag
• De kamer daarnaast wordt op dinsdag altijd gebruikt door de bedrijfsarts
• Kamer 14 van HR op de 1^e verdieping kan je niet boeken. Deze kamer moet HR altijd kunnen gebruiken om even te overleggen met medewerkers. Je mag er wel gaan zitten als er niemand is, maar je moet ook meteen opstappen als HR deze kamer nodig heeft.
• Kamer 12 van HR op de 1^e verdieping wordt alleen gebruikt door HR-medewerkers (in verband met privacy)

13. Je laat geen persoonlijke spullen achter op de werkplek. Elk team krijgt een eigen teamkast waar jij een plekje hebt voor jouw spullen (die ene foto, of je theepot).