De inrichting van ons pand

Allereerst willen we de derde verdieping zo min mogelijk gebruiken als werkplekken. In de zomer is het daar vaak te warm om te werken.

We willen twee kamers op de 3^e verdieping inrichten als een plek waar je aan een TEAMS-vergadering kan deelnemen, of als een stiltekamer waar je in alle rust kunt werken (niet praten, niet bellen!). Of misschien een spreekkamer?

De andere twee kamers willen we inrichten als projectkamer, een plek waar je intensief met elkaar kan samenwerken, maar ook waar je een leuke bijeenkomst met je team kan houden. Er is al genoemd om daar lekkere banken neer te zetten, of een schommel op te hangen, of iets anders om er een gezellige niet-kantoorachtige plek van te maken.

Heb jij nog andere suggesties? Laat het ons vooral weten!

Dat betekent dus dat de collega’s die nu vaak op zolder werken elders in het pand een plekje moeten krijgen. We hebben aan de hand van jullie teamplannen een schema opgesteld, en het past! Maar alleen wanneer iedereen zijn werkplek reserveert via Ultimo.

Op de tweede verdieping willen we de kleinere kamers 23 en 24 (nu van Inge en René) zo inrichten dat je ook daar rustig een TEAMS-vergadering kan bijwonen. Wanneer je een dagje op het Bedrijfsbureau werkt, kan je deze kamer reserveren voor de tijden dat je een digitale vergadering moet bijwonen. Of je kan hier een gesprek voeren met twee personen.

De kamers 22, 25 en 27 (nu van Jael, Marian, Anneke) bieden de mogelijkheid om met een iets grotere groep te vergaderen.

Let op: als je zo’n kamer reserveert om te vergaderen, boek je dus de werkplek(ken) op die kamer. Zodat niemand per ongeluk daar óók een werkplek boekt tegelijk met jouw vergadering.

De afdeling HR blijft op de eerste verdieping, in de volgende twee kamers:

• Kamer 14 (de kamer direct rechts naast de trap) is een spreekkamer die HR altijd moet kunnen gebruiken voor overleg met een medewerker of teamleider. Deze kamer kun je daarom niet boeken. Je mag er wel gaan zitten als er niemand is, maar je moet ook meteen opstappen als HR deze kamer nodig heeft.
• Kamer 12 van HR op de 1^e verdieping (de kamer links van de keuken) wordt alleen gebruikt door HR-medewerkers (in verband met privacy). Deze kamer kan dus niet geboekt worden door anderen.

De vergaderzaal wordt binnenkort voorzien van moderne vergaderfaciliteiten: een scherm waaraan je een laptop kan koppelen, zodat je deelnemers kan inbellen op een vergadering en een geluidsysteem zodat iedereen goed verstaanbaar is. We starten hiermee in ons pand als een pilot om te kijken hoe het werkt. Wanneer dat ook wenselijk is op andere grote locaties, willen we ook daar zo’n modern systeem installeren.

• De receptie gaat verhuizen naar kamer 2 (de eerste kamer aan je linkerhand). We maken er een duidelijke receptie en ontvangstplek van, zodat bezoekers weten waar ze zich moeten melden. Hier komen twee vaste werkplekken voor de receptionisten (die je dus niet kan reserveren) en een extra werkplek.
• Planning en plaatsing gaat naar kamer 1 (nu van Cindy en Louella). De planners ontvangen regelmatig ouders, en willen daarom graag op de begane grond aanwezig zijn. Ze gebruiken dan kamer 3 (kleine vergaderzaal) voor hun gesprekken.
• Kamer 3 wordt gezellig ingericht met een zithoek en één kleine werkplek. Daar kunnen gasten zitten voordat ze worden opgehaald. Op dinsdag is deze kamer bezet, dan is het de wachtruimte voor bezoekers van de bedrijfsarts.
• Kamer 0 (de huidige receptie) wordt heringericht. Hier komen 3 werkplekken..
• Het magazijn zal nog verder worden opgeruimd, zodat er ook ruimte komt voor spullen van communicatie, ICT en facilitair (buiten hun teamkast om). We streven ernaar om zo min mogelijk spullen in opslag te hebben.
• De keuken gaan we herinrichten. Elke dag om 12.30 uur kan wie dat wil daar neerstrijken om met collega’s te lunchen. Bij lekker weer gaan we natuurlijk naar de tuin!

Dat betekent dat de keuken ook verder wordt opgeruimd. De losse kasten gaan zoveel mogelijk weg en in de keuken mogen geen fietsen meer worden gezet.

Al deze veranderingen hebben we natuurlijk niet per 1 juni gerealiseerd. Maar op 1 juni maken we wel alvast een start. Wanneer iedereen zorgt dat de spullen zijn opgeruimd en bekend is hoeveel meter teamkast nodig is voor zijn team, dan kan facilitair daarna aan de slag met de verschillende interne verhuizingen. We streven ernaar dat ons pand op 1 september helemaal hybrideproof is en dat gaan we dan natuurlijk samen vieren!