Opruimen voor 1 juni 

1. Elk team krijgt één teamkast waarin elk teamlid een stukje van de kast mag gebruiken voor persoonlijke spullen. Ook kan je in die kast spullen bewaren die het team regelmatig nodig heeft.

2. Elk team ruimt zijn kasten op voor 1 juni:

• Er mag niets meer bovenop de kasten staan.
• Archiefstukken die je regelmatig nodig hebt, kunnen in de teamkast.
• Bereken per team hoeveel ruimte je nodig hebt in je teamkast. Ga daarbij uit van planken op 33 cm hoogte (zodat er een ordner in past). Hoeveel meter heeft jouw team dan nodig voor het archief dat regelmatig wordt geraadpleegd plus de persoonlijke spullen van medewerkers? Je leidinggevende laat dit uiterlijk 1 juni weten aan Hyllan en Inge. Zij maken dan een meubelplan voor het hele pand. Als dat nodig is krijgt een team meer dan één teamkast.
• In week 21 (23-27 mei) maakt Hyllan een afspraak met 1 persoon per team om alle kamers en meubilair te bespreken. Leidinggevenden geven zo snel mogelijk door aan Hyllan met wie de afspraak gemaakt kan worden.
• Archiefstukken die je af en toe moet raadplegen kunnen in de archiefruimte op zolder. Ieder team krijgt een aantal planken toegewezen in de archiefruimte, waar het zijn ordners of andere zaken kan neerzetten.
• Archiefstukken waarvoor nog een bewaartermijn geldt, maar die je in principe niet hoeft te raadplegen sturen we naar Deudekom. De handleiding voor externe archivering staat op Insite. Doe deze stukken in een verhuisdoos, vul het formulier in en vraag bij de receptie een sticker op voor Archief Deudekom. De receptie zorgt ervoor dat deze dozen worden opgehaald en bij Deudekom gearchiveerd. De receptie geeft ook opdracht aan Deudekom om deze stukken te vernietigen, zodra de bewaartermijn is afgelopen.
• Archief (of andere spullen) die weg kunnen voorzie je van een sticker: AFVAL. De stickers liggen beneden bij de receptie. Facilitair zorgt ervoor dat dit archief vertrouwelijk wordt vernietigd en dat de rest wordt afgevoerd.
• Raadpleeg ons register verwerkingsactiviteiten om te weten hoe lang iets moet worden bewaard. Kom je er niet uit? Vraag het dan aan Inge.

3. Alle ladenblokken verdwijnen. Zorg er dus voor dat je ladenblok leeg is op 1 juni.

4. Op de begane grond komen lockers voor kostbare spullen. Daar kan je bijvoorbeeld je laptop in opbergen als je die een keer niet wilt meenemen naar huis. Of je tas en jas als je die niet in het gebouw wilt neerleggen. Let op: niemand krijgt een eigen locker!