Van gesprekscyclus naar ontwikkelgesprek

Voorheen kenden we binnen Dynamo de gesprekscyclus om de voortgang en ontwikkeling van medewerkers te bespreken. Elke medewerker voerde drie keer per jaar een gesprek met zijn leidinggevende: een plannings-, voortgangs- en evaluatiegesprek. Dit leverde niet het gewenste resultaat. Lindy: “Iedereen ging er op zijn eigen manier mee om, of de gesprekken werden soms helemaal niet gevoerd. Medewerkers en leidinggevenden hadden meer behoefte aan een persoonlijker gesprek waarbij er ruimte is om over de ontwikkeling van een medewerker te praten. Op basis van deze feedback en het onderzoeken van verschillende best practices van andere organisaties is het ontwikkelgesprek vormgegeven.”

Lindy is enthousiast: “In 2023 hebben we een pilot voor het ontwikkelgesprek uitgevoerd waar 4 leidinggevenden en 11 medewerkers aan mee hebben gedaan. De feedback was positief! Dankzij de open vragen is er meer ruimte voor een gesprek over de eigen ontwikkeling. Daarnaast nodigt het ontwikkelgesprek uit om de diepte in te gaan. Ook de wederkerigheid in het gesprek werd als positief ervaren.”

Allereerst organiseert je leidinggevende in het begin van het jaar een teambijeenkomst. Daarin kijken jullie als team naar het Dynamo jaarplan 2024: waar staan we voor, welke doelstellingen en acties zijn er gesteld en wat betekent dit voor het team? Ook kijken jullie samen waarin je je als team verder kunt ontwikkelen, gericht op de opdracht voor het komend jaar. Stap twee richt zich op het individuele niveau: je leidinggevende voert in het eerste kwartaal met jou het ontwikkelgesprek, waarin ruimte is voor je eigen ontwikkeling en loopbaandoelen. De derde en laatste stap is het continue goede gesprek, waarbij jij en je leidinggevende door het jaar heen in gesprek blijven over de afgesproken doelen en jouw ontwikkeling.

Vanaf januari 2024 starten we met het ontwikkelgesprek. Je leidinggevende krijgt in AFAS een melding dat het ontwikkelgesprek moet worden ingepland. Na het inplannen ontvang jij een melding met de link naar de online vragenlijst en de datum van de afspraak. De vragenlijst omvat een beperkt aantal open vragen en biedt ruimte voor feedback. Lindy licht toe: “In het gesprek komen vragen aan bod over verschillende categorieën. Bijvoorbeeld hoe kijk je terug op het afgelopen jaar en waar ben je trots op? Of wat zijn jouw ambities op werkgebied? Daarnaast is er een feedback-vraag in het formulier opgenomen waar jij als medewerker je leidinggevende een leerpunt, advies of compliment mee kunt geven. Ook vraag je aan twee van jouw collega’s om je een tip en een top te geven. Een tip is concrete, constructieve feedback en een top is een compliment.”

Je hoeft de vragenlijst niet in een keer in te vullen en je kan hem op meerdere tijden aanpassen. Belangrijk is wel dat je het formulier op tijd invult en verstuurt naar jouw leidinggevende, zodat hij/zij zich kan voorbereiden op het gesprek. Wanneer er naar aanleiding van het ontwikkelgesprek nieuwe afspraken worden gemaakt, dan voeg jij die toe aan het formulier voordat jijzelf en je leidinggevende het formulier digitaal ondertekenen. Vervolgens wordt het formulier gekoppeld aan jouw personeelsdossier en zo staat alles in één systeem opgeslagen. Dit zorgt voor gebruikersgemak en overzicht, zowel voor jou als voor je leidinggevende.

Leren en ontwikkelen is één van onze hoofddoelstellingen voor de komende jaren. Bij Dynamo is er ruimte om te leren, kennis te delen en te experimenteren. We delen onze inzichten met elkaar, met vrijwilligers en partners en leren ook graag van hen. Het ontwikkelgesprek is één van de onderdelen van het meerjarenprogramma Leren en Ontwikkelen 2023-2026: Dynamo leert door!. In het meerjarenprogramma onderscheiden we drie leervormen:

• Bij werkplekleren gaat het om informeel leren door en tijdens het werk. “Bijvoorbeeld kennisuitwisseling tussen collega’s door het werken op flexplekken of door een praatje bij het koffiezetapparaat. Elke vraag is onderdeel van werplekleren.”
• Bij sociaal leren gaat het om leren door samenwerking, coaching en feedback. “Samen met je leidinggevende ga je bijvoorbeeld echt even zitten om de gang van zaken te bespreken.”
• Bij formeel leren gaat het om het opleidingsaanbod binnen Dynamo, dus de verschillende trainingen en opleidingen die binnen de organisatie worden aangeboden.