Interne verandering

Sinds afgelopen september vallen de receptiemedewerkers van de buurtteams officieel onder productgroep Buurtteam. Dit betekent dat het oorspronkelijke team van receptiemedewerkers is opgesplitst. In de vorige editie van dit magazine vertelde collega Cindy ons al over haar nieuwe rol in het aansturen van de receptiemedewerkers van het Dynamo bedrijfsbureau. Nu vertelt collega Raoul ons over de verandering van de receptiemedewerkers van de buurtteams.

Raoul is bij Dynamo begonnen als stagiair in Oud-Oost. Vervolgens heeft hij als maatschappelijk werker op IJburg gewerkt. Uiteindelijk is hij bij Buurtteam Amsterdam Oost terechtgekomen als coördinator registratie- en aanmeldteam. Zijn functie was inmiddels uitgebreid naar het leidinggeven aan het aanmeldteam in plaats van alleen een coördinerende rol vervullen en ook hield hij zich bezig met verschillende stedelijke neventaken, de registratiekwaliteit en werkprocessen binnen het buurtteam. Met de interne verandering van de receptiemedewerkers van het buurtteam, krijgt Raoul er nu een team bij. Plus hij is hierdoor zowel aan de voor- als achterkant van Buurtteam Amsterdam Oost betrokken. Tijd voor een nieuwe functie: teammanager team Welkom. 

Verandering receptiemedewerkers buurtteams

Belangrijk is om de voorkant van de organisatie zo sterk mogelijk te positioneren. Raoul legt uit: “De eerste indruk is heel belangrijk! Door de receptiemedewerkers van de buurtteams onder productgroep Buurtteam te laten vallen, kunnen zij veel meer meegenomen worden in de inhoud van Buurtteam Amsterdam Oost. Hierdoor zijn ze beter op de hoogte van wat het buurtteam aan de achterkant doet, kunnen ze meer vragen al aan de voorkant beantwoorden en weten ze wie ze voor welke hulpvraag moeten hebben. Op die manier kunnen we het contact met Buurtteam Amsterdam Oost voor de Amsterdammer zo laagdrempelig mogelijk laten voelen.”

Team Welkom

Team Welkom bestaat uit het team receptiemedewerkers en aanmeldteam van Buurtteam Amsterdam Oost. “Team Welkom vormt de voorkant van ons buurtteam. Mijn doel is dat ze goed op elkaar afgestemd raken. Ze werken intensief samen en hebben directe lijntjes, maar dit kan nog efficiënter. Samen zijn ze een spin in het web rondom signalen. Ze hebben met veel disciplines contact en veel informatie komt altijd weer bij hen terecht. Wanneer een Amsterdammer bijvoorbeeld niet is teruggebeld, belt hij/zij vanzelf weer met de receptie of het aanmeldteam. Ook Amsterdammers die tussen wal en schip vallen komen vaak bij team Welkom terecht voor informatie en advies. Wij helpen deze Amsterdammers met de juiste informatie weer (intern of extern) op weg.” Raoul vult nog aan: “Met het team van Buurtteam Amsterdam Oost heeft de Amsterdammer te maken met een klein en overzichtelijk team in plaats van steeds wisselende contactpersonen. Dit bevordert vertrouwen, toegankelijkheid en veiligheid!”

Werkwijze Raoul

Raoul probeert zoveel mogelijk aan te sluiten bij het aanmeldteam. Het aanmeldteam zit op veel verschillende locaties om laagdrempelig contact te bevorderen.

“Ik vind het belangrijk te zien wat er speelt en zo kunnen mijn collega’s ook op me af stappen als ze vragen hebben of hulp nodig hebben. Plus ik zie gelijk de receptiemedewerkers vaker, omdat het team op verschillende locaties werkt.”

Raoul werkt graag met een open communicatie.

“In het begin gaf ik aan dat ik het lastig vond dat ik de receptiemedewerkers weinig zie, waardoor ik soms minder goed aanvoel wat er speelt. Ik heb hen gevraagd hoe zij dit ervaren. De medewerkers gaven aan dat ze het prettig vinden dat ze tijdens het overleg nu open over ontwikkelingen en uitdagingen kunnen praten. Dit zorgt ervoor dat we samen verbeteringen kunnen doorvoeren en ons verder kunnen ontwikkelen, met oplossingen die door iedereen worden gedragen in plaats van opgelegd worden van bovenaf.”