Veilig mailen? Tel eerst tot drie
We sturen vrijwel allemaal met enige regelmaat mailtjes met daarin vertrouwelijke informatie zoals persoonsgegevens. En dan moeten we er natuurlijk voor zorgen dat die informatie goed beveiligd bij de juiste ontvanger komt. Dat dit mis kan gaan blijkt wel: het meest voorkomend beveiligingsincident is een mail die naar de verkeerde persoon is gestuurd.
Daarom: Mail versturen? Tel eerst tot drie met de volgende stappen:
- Controleer het e-mailadres
- Gebruik ‘veilig’ verzenden om het mailbericht te versleutelen
- Ga zorgvuldig om met gebruik van Aan/CC/BCC
1. Controleer het e-mailadres
Veel fouten worden gemaakt bij het typen van het e-mailadres. Denk aan:
p.achternaam@juistemailadres.nl of pachternaam@juistemailadres.nl. Een minimaal verschil maar de e-mail met (persoons)gegevens kan daardoor wel bij een verkeerde ontvanger terecht komen. Ander voorkomende fout is dat de verkeerde naam gekozen wordt in het lijstje met suggesties dat Outlook geeft zodra je een mailadres begint te typen.
Kortom: Overtuig jezelf er altijd van dat je het juiste e-mailadres gebruikt.
2. Gebruik ‘veilig verzenden’ om het mailbericht te versleutelen
Om te voorkomen dat kwaadwillenden of hackers e-mails onderscheppen, maken we gebruik van Zorgmail. Zorgmail zorgt ervoor dat mail versleuteld wordt verzonden. Mailtjes naar geadresseerden die ook aangesloten zijn op Zorgmail worden automatisch versleuteld. Ook mailen naar collega’s is veilig. Maar naar personen of organisaties die niet aangesloten zijn op Zorgmail moet je de Veilig Verzenden knop gebruiken.
Klik hier voor meer informatie over hoe je veilig kunt mailen
3. Ga zorgvuldig om met gebruik van Aan/CC/BCC
Let bij het e-mailen altijd op naar wie je mailt. Als je mailt naar een groep, denk dan goed na over het gebruik van de CC en BCC. De personen die in AAN of CC staan, kunnen zien aan wie de e-mail nog meer gericht is. Gebruik je de BCC dan kan niemand zien aan wie de e-mail gestuurd is. Dat laatste is belangrijk om toe te passen als je bijvoorbeeld een nieuwsbrief stuurt naar groepen en externe relaties, zo bescherm je de privacy van de ontvangers.
Is het ondanks je goede zorgen toch mis gegaan? Dan is dit mogelijk een datalek. Wat je dan moet doen lees je morgen.
Vragen over dit onderwerp? Stuur ze naar de privacy officer van Dynamo, Inge Arends, iarends@dynamo-amsterdam.nl
Strategie
Hier kan een korte omschrijving staan van het thema, zodat je als je op het icoon klikt weet waarover het gaat en wat er zoal nog bij komt aan tekst om dit kadertje een beetje te vullen. Niet te veel woorden, dat is wel belangrijk.